Comunicarse dentro de la agencia de viajes

Posted on febrero 1, 2016

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He añadido al Blog de Beroni Informática el siguiente escrito que he duplicado aquí:

Uno de los retos más importantes dentro de la Agencia de Viajes es estar constantemente informado. La comunicación debe ser fluida entre compañeros de trabajo, así como con los clientes y proveedores.

Algunos puntos que considero que son pilares básicos de comunicación tecnológica para la empresa son:

Conocer al cliente, saber qué ventas se le han hecho y qué interacción ha habido con él. Para ello se pueden plantear varias soluciones, entre las propias de Beroni destacan:

  • El CRM de Beroni Informática nos ayudará a conocer mejor a nuestro cliente y poder trabajar en equipo para dar una respuesta coordinada a sus necesidades. Se puede hacer seguimiento de actividades (llamadas, emails, tareas, respuestas de campañas), llevar el control de ventas (oportunidades, presupuestos, reservas y facturas), gestionar listas de campañas, controlar las incidencias/casos abiertos, gestionar las cuentas y la relación de contactos, etc.
  • Front-Office, aplicación de gestión de ventas de Beroni Informática, con la que podremos procesar las ventas, controlar los depósitos de garantía, cajas y los cobros realizados entre otras muchas opciones.
  • Gestión de calidad, con encuestas y cartas de seguimiento para saber el nivel de satisfacción de nuestros clientes.

Interactuar con compañeros de las oficinas y los puestos de trabajo.

  • ¿Una duda rápida? Usa Skype para consultar algo rápido a tu compañero o Skype Empresarial para organizar una reunión sin tener que desplazarte.
  • ¿Te gustaría tener un Facebook de acceso restringido, es decir sólo para los empleados de tu empresa? Yammer permite eso y más. Los departamentos pueden tener sus grupos propios para estar informados de sus temas, además del acceso a la biografía de interés general en la que todos los empleados tienen acceso a la red social privada de la empresa.
  • ¿Necesitas acceso remoto al equipo de un compañero, o acceder desde tu casa a tu PC de la oficina? Existen soluciones como Terminal Services, GotoAssist y TeamViewer, por nombrar algunas. Hasta lo puedes hacer desde tu iPad.                                                  

Intranet. Es ese lugar accesible desde cualquier oficina y puesto de trabajo, donde almacenar información interna:

  • Documentación y plantillas en varios formatos: documentos Word, PowerPoint, Excel, PDF, etc.
  • Calendarios compartidos dónde apuntar esas salidas previstas de los paquetes propios, apuntar fiestas locales, recursos en uso para una fecha determinada o los eventos propios de la empresa.
  • Fichas de contactos (clientes, proveedores, etc),
  • Noticias de interés, catálogos, protocolos, etc.

Correo corporativo. Los servidores de correo corporativo permiten crear cuentas privadas para cada empleado, así como cuentas de correo con acceso compartido. También permiten tener calendarios compartidos, tareas compartidas y contactos compartidos.

Web Corporativa, Web de Ventas y Blog de viajes. Lo separo en tres opciones, aunque generalmente son apartados de una misma web.

  • La web corporativa es la información de quién somos, donde estamos, a qué nos dedicamos, en qué somos especialistas, etc.
  • La Web de ventas incluye los motores de ventas de alojamientos, vuelos, trenes, etc.
  • El blog es la web donde nuestros expertos en viajes pueden contar sus experiencias, información sobre producto propio y recomendaciones de salidas. Son el gancho para que el cliente se interese en la compra de su viaje en nuestra agencia de viajes.

Facebook, Twitter, Instagram. Las redes sociales son una forma económica y directa de comunicación con tus clientes, les puedes informar de temas de interés como una huelga, un incidente importante, una promoción o una oferta puntual.