Exchange Server 2013 repite reglas de autorespuesta en carpetas públicas

Posted on enero 9, 2015

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PROBLEMA:
Cuando cambias la categoría o el asunto de un email recibido en una carpeta pública de Exchange Server 2013, se disparan de nuevo las reglas de correo. Eso significa, que si tienes una regla que envíe un mail tipo “gracias por contactar con nosotros”, ese email se vuelve a enviar de nuevo al remitente.

DETALLE:
Falla con Outlook 2007, 2010 y 2013.
Este problema NO pasaba con Exchange Server 2007.
Al usar una carpeta pública con dirección de correo asignada y con autorespuestas usadas para recibir correo externos. Las respuestas automáticas se cambian a veces, dependiendo si son días festivos, si hay promociones, etc.
Cuando se recibe un email, varias personas están al tanto de esa carpeta. En el momento de recepción del correo, se dispara la autorespuesta correctamente.
Para saber quién se hace cargo de un tema concreto, los usuarios cambian la Categoria del mensaje. Elijen una categoría que tiene su nombre. En este momento se envía de nuevo la autorespuesta erróneamente. Esto no pasaba en Exchange 2007.
Algunas veces, el usuario cambia el ASUNTO del email, por ejemplo, para poner una nota para que lo vea algun otro compañero. Esto provoca de nuevo una autorespuesta errónea.

SOLUCION no valida:
Existen las reglas de transporte, que se configuran desde el propio servidor, en las que se pueden hacer cosas similares, pero eso requiere que la persona que lo cambie tenga permisos que no interesa a la empresa, además de ser más complicado que el uso de las reglas definidas en las carpetas públicas.

SOLUCIÓN del soporte técnico de Microsoft:
El funcionamiento que indica es normal. Al activar la autoréplica en un public folder se envía un mensaje automático cada vez que se modifica ese email (asunto, categoría,…)
Puede servir de solución crear dos public folders (1 y 2), una con respuesta automática y otra sin ella. Redirigir todo el correo de la public folder 1 a la 2, y que los usuarios trabajen en la public folder 2. Así, el cliente sólo recibiría una autorespuesta, ya que los usuarios sólo trabajarían en la public folder 2

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